Hogart Business Systems

Case Study

Navo PGD Transport i Logistyka

JD Edwards w Navo PGD

Navo Polska Grupa Dystrybucyjna powstała w październiku 2001 roku z połączenia pięciu firm, będących regionalnymi dystrybutorami Procter&Gamble od początku lat 90-tych, stając się jedynym w Polsce dystrybutorem P&G na rynku tradycyjnym. Konsolidacja pięciu biznesów doprowadziła do powstania prężnej organizacji handlowej dysponującej ponad stuosobowym zespołem przedstawicieli handlowych odpowiedzialnych za perfekcyjne zaopatrzenie kilkunastu tysięcy punktów handlowych rozproszonych na terenie całego kraju. Zwiększanie przewagi konkurencyjnej firmy wymaga bardzo sprawnego systemu dystrybucji, obiegu informacji i zarządzania przepływami finansowymi. Przy tej skali biznesu i 24-godzinnym cyklu dostawy - nie bez znaczenia staje się prozaiczna z pozoru kwestia sprawnego czy wręcz natychmiastowego wystawiania dokumentów sprzedaży i zakupu.

Biznes określa system

Specyfiką polskich firm prywatnych, a szczególnie firm dystrybucyjnych działających w obszarze szybko zbywalnych dóbr konsumpcyjnych, jest płynne dopasowywanie modelu biznesowego do szybko obecnie zmieniających się warunków rynkowych. Dlatego poszukiwano rozwiązania elastycznego, które bez trudu sprosta takim wymaganiom. W końcowym etapie wyboru rozważano trzy systemy: JD Edwards oferowany przez Hogart, pakiet IFS oraz rozwiązanie SAP. Ostatecznie zdecydowano o wyborze systemu JD Edwards, który odznacza się dużą elastycznością i bogatymi referencjami. Jednym z decydujących czynników był fakt, że zgodnie z metodyką wdrażania stosowaną przez Hogart, projekty są prowadzone w sposób pozwalający na płynne nabycie przez użytkowników umiejętności samodzielnego dokonywania reparametryzacji systemu. Równie ważnym powodem wdrożenia systemu JD Edwards przez Navo PGD była potrzeba posiadania systemu, który sprostałby wymaganiom stawianym przez firmę jak i usprawnił system dystrybucji, procesy logistyczne, czy kontrolę rozrachunków z kontrahentami. Miernikiem realizacji tych wymagań stało się określenie czasu przepływu informacji i dokumentów między kontrahentami, a także między poszczególnymi osobami wewnątrz firmy.

Do wdrożenia Navo PGD przygotowywała się dostatecznie długo, aby wypracować jednolite procedury obowiązujące w firmie po konsolidacji. W trakcie wdrożenia procesy biznesowe podlegały jedynie drobnym korektom mającym na celu optymalne wykorzystanie funkcjonalności dostarczanych przez aplikację JD Edwards.

Metoda wykładnikiem sukcesu

Przebieg wdrożenia systemu JD Edwards w Navo PGD od samego początku charakteryzował się dużą sprawnością. Zgodnie z metodyką wdrażania aplikacji przez Hogart, najpierw odbyły się warsztaty, podczas których określono zakres projektu i utworzono formalnie zespół wdrożeniowy. Podczas warsztatów zdefiniowano mierzalne parametry, służące ocenie sprawności wdrożonego systemu oraz przypisano obowiązki do poszczególnych członków zespołu projektowego. Określono również ile czasu, oprócz bieżących zadań, będą musieli przeznaczyć członkowie zespołu wdrażającego na poszczególne zadania związane z implementacją JD Edwards.

Szkolenia prowadzone były wspólnie przez specjalistów z Hogart oraz przez konsultantów z doradczej firmy ASC Partner Group, którzy współpracowali przy tym projekcie z firmą Hogart. Od momentu analizy funkcjonalnej zwiększył się znacznie udział pracowników Navo PGD, którzy po parametryzacji, podczas testów, przejmowali stopniowo kontrolę nad systemem.

Wdrożenie zakończyło się sukcesem – cele biznesowe zostały osiągnięte w założonym czasie i budżecie. Stało się tak dzięki zaangażowaniu komitetów sterujących - obydwie strony trzymały się wytycznych ustalonych podczas warsztatów, co zaowocowało współpracą, która sprawdziła się w trudnych momentach projektu i co najważniejsze w podejmowaniu szybkich decyzji. Warto też podkreślić fakt dużego merytorycznego zaangażowania samego Zarządu Navo PGD w kluczowe fazy projektu.

Nie bez znaczenia dla powodzenia przedsięwzięcia było wsparcie, ze strony firmy konsultingowej InfoVide, z którego Navo PGD korzystała przed, w fazie wyboru systemu i w trakcie wdrożenia.

Bogactwo funkcjonalne

Zastosowanie aplikacji JD Edwards pozwoliło na automatyzację szeregu procesów w obszarze dystrybucji, co umożliwiło lepszą kontrolę i ocenę działalności Navo PGD. W zakresie sprzedaży system współpracuje z aplikacją pośrednią, zainstalowaną na Palm komputerach, gromadzącą kilkadziesiąt tysięcy faktur miesięcznie wystawianych przez przedstawicieli handlowych w terenie. Faktury te są automatycznie przekazywane do systemu JD Edwards.

Zautomatyzowano proces prognozowania zakupów. Zamówienia - również generowane automatycznie – powstają na podstawie prognoz (oraz oczywiście zamówień z działu sprzedaży). Wymiana zamówień pomiędzy podstawowym dostawcą produktów do Navo PGD, firmą Procter&Gamble, odbywa się również drogą elektroniczną dzięki interfejsowi do systemu EDI.

Prowadzenie gospodarki magazynowej dla kilku magazynów w jednym systemie umożliwiło centralne zarządzanie stanami magazynowymi i procesem zakupów. Możliwe stało się również zarządzanie terminami ważności oraz zarządzanie opakowaniami zwrotnymi.

Wdrażając procesy w obszarze księgi głównej zautomatyzowano wiele procesów wykonywanych dotychczas ręcznie, dzięki czemu skrócono raportowanie oraz okres, w jakim odbywa się zamknięcie miesiąca. System, dzięki interfejsowi pomiędzy JD Edwards i oprogramowaniem na Palm komputerach, udostępnia handlowcowi jadącemu do klienta informację o stanie należności, co umożliwia lepsze zarządzanie należnościami i liniami kredytowymi. Automatyzacja zdarzeń gospodarczych po stronie należności, zobowiązań, ruchów kasowych, wyciągów i przelewów elektronicznych pozwala na automatyczne tworzenie prognoz przepływów pieniężnych, co ma podstawowe znaczenie dla zarządzania płynnością finansową firmy.

Elektroniczne połączenie z bankiem będzie wkrótce (po zakończeniu negocjacji pomiędzy Navo PGD, a bankiem) dwustronne. Wówczas wpływy finansowe będą rejestrowane w systemie JD Edwards automatycznie po zaksięgowaniu w banku.

Architektura rozwiązania

Wdrożenie systemu JD Edwards w firmie Navo Polska Grupa Dystrybucyjna jest kolejnym wdrożeniem przeprowadzonym przez Hogart w firmie prowadzącej sprzedaż rozproszoną, wymagającą obsługi wielu sprzedawców, realizujących niezależnie od siebie rozliczenia i zbieranie zamówień. System JD Edwards dostępny jest we wszystkich oddziałach Navo PGD za pośrednictwem Terminal Servers oraz łącza zdalnego o niedużej przepustowości. Centralna instalacja systemu umożliwia centralne przetwarzanie danych i wpływa na zmniejszenie kosztów administrowania systemem. System jest zainstalowany na platformie sprzętowej IBM z wykorzystaniem najnowszych serwerów serii x-series 440. Jako baza danych wybrany został MS SQL Server 2000.

Równolegle z projektem zmierzającym do uruchomienia systemu JD Edwards, Navo PGD prowadziło wdrożenie wersji internetowej narzędzi analityczno - raportowych firmy Cognos. Wraz ze wzrostem obrotów i wielkości asortymentu planowana jest rozbudowa systemu JD Edwards.

Powrót do listy sukcesów naszych klientów
Powrót do góry