Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system, który umożliwia wymianę dokumentów pomiędzy kontrahentami, tworząc jednocześnie ich scentralizowane archiwum z unikalnymi numerami. Zakłada on, że strona sprzedająca przesyła plik XML, czyli ustrukturyzowane dane z faktury zgodne ze zdefiniowanymi wymaganiami, w zamian otrzymując potwierdzenie przyjęcia oraz unikalny numer faktury. Z kolei nabywca, po wysłaniu zapytania do portalu („bramki”) KSeF w odpowiedzi otrzyma plik XML z ustrukturyzowaną postacią faktury.
Każdy podmiot objęty tymi przepisami musi zadbać o to, aby:
- dokonać rejestracji na portalu Ministerstwa;
- przygotować system sprzedażowy do generowania pliku XML zgodnego z opublikowaną przez Ustawodawcę strukturą;
- dostępne było narzędzie do komunikacji z udostępnianą przez Ministerstwo Finansów platformą internetową,
- obsłużyć informacje zwrotne po przesłaniu faktury/faktur z określonymi odpowiedziami systemu Ministerstwa Finansów,
- umieścić nadany przez system KSeF numer faktury na własnym layoucie wydruku (opcjonalnie);
- dostosować dotychczasowe procesy zakupowe do przyjęcia faktury w postaci ustrukturyzowanego pliku XML.
Dlatego wychodząc naprzeciw wyzwaniu, jakie postawiło przed przedsiębiorcami Ministerstwo Finansów, przygotowaliśmy rozwiązania dla użytkowników systemu Oracle JD Edwards, dzieląc je na trzy moduły.
- Obszar sprzedaży – zestaw programów i raportów implementowanych bezpośrednio w systemie JDE umożliwiających wygenerowanie pliku XML zgodnego z opublikowaną przez Ministerstwo Finansów specyfikacją.
- Narzędzie do komunikacji – pomiędzy KSeF a systemem JD Edwards lub/i innymi systemami.
- Obszar zakupów – zaimportowanie danych zawartych w otrzymanych plikach XML i zagospodarowanie ich w systemie zgodnie z potrzebami.
Założenia programu do KSeF
Tworząc rozwiązanie KSeF opieraliśmy się w znaczący sposób na naszych doświadczeniach związanych z procesami wytworzenia, wdrożenia i uruchomienia struktur JPK. Dlatego też poczyniliśmy następujące założenia:
- Minimalizacja zmian w bieżącym procesie sprzedaży. Funkcjonalnie procesy sprzedażowe przebiegać będą w systemie tak, jak dotychczas. Jednakże wymagana będzie weryfikacja bieżącej parametryzacji systemu JD Edwards i dostosowanie jej do wymagań KSeF.
- Elastyczność na zmiany w strukturze pliku KSeF. Dlatego też rozwiązanie wykorzystuje specjalnie zaprojektowane szablony.
- Przejrzysta parametryzacja. Ekrany zaprojektowane są zgodne z filozofią producenta systemu Oracle JD Edwards oraz utrzymują zgodność z dotychczasowymi rozwiązaniami naszej firmy.
- Zapewnienie zgodności danych na poziomie KSeF – VDEK bez dodatkowych procesów walidacyjno-weryfikacyjnych.